Biuletyn Informacji Publicznej - bip.powiat-sanok.pl

 

1. Wydział Organizacyjno-Administracyjny prowadzi sprawy związane z organizacją i funkcjonowaniem Starostwa, organizacją przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków. Ponadto, załatwia sprawy dotyczące całokształtu problematyki kadrowej i szkoleniowej, doboru i oceny kadry, kształtowania właściwej struktury zatrudnienia, jak również czynności planowania, organizacji pracy, informatyzacji, prowadzenia archiwum zakładowego, BHP, zamówień publicznych oraz obsługi administracyjna – biurowej Rady oraz Zarządu Powiatu.

2. Pracą Wydziału Organizacyjna – Administracyjnego kieruje Naczelnik.

3. W Wydziale funkcjonują następujące Referaty, którymi kierują Kierownicy:

1) Zamówień Publicznych,

2) Biura Rady i Zarządu Powiatu, 

4. Do zadań Wydziału Organizacyjna – Administracyjnego należy w szczególności:

1) Organizowanie pracy Starostwa Powiatowego orz nadzór nad jego prawidłowym funkcjonowaniem;

2) Przygotowywanie projektów uchwał Zarządu Powiatu w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym starostwa oraz projektów uchwał Rady Powiatu w sprawie zmian w Statucie Powiatu;

3) Organizowanie obsługi interesantów i obiegu dokumentów;

4) Prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników starostwa, dyrektorów jednostek organizacyjnych Powiatu,

5) Wystawianie zaświadczeń zatrudnieniu, wydawanie legitymacji służbowych i prowadzenie stosownych rejestrów;

6) Prowadzenie i dokumentowanie spraw dotyczących naboru, nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, nagród jubileuszowych oraz odznaczeń dla pracowników;

7) Utrzymanie w stałej aktualności zakresów czynności kadry kierowniczej Starostwa;

8) Kontrola dyscypliny pracy;

9) Koordynowanie szkoleń oraz nadzór i kontrola nad doskonaleniem zawodowym pracowników starostwa oraz dokonywanie analiz w tym zakresie;

10) Prowadzenie spraw związanych z praktykami uczniowskimi i studenckimi odbywanymi w Starostwie;

11) Prowadzenie obsługi sekretariatu starosty i wicestarosty;

12) Prowadzenie kancelarii ogólnej starostwa i punktu obsługi klienta;

13) Zapewnienie należytej organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków oraz listów obywateli, w tym: prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków;

14) Kontrolowanie trybu i sposobu rozpatrywania skarg i wniosków oraz sporządzanie zbiorczych sprawozdani informacji w tym zakresie;

15) Zarządzanie infrastrukturą informatyczną Starostwa;

16) Administrowanie stroną BIP i pocztą elektroniczną Urzędu, nadzór nad poprawnością spersonalizowanych formularzy na platformie EPUAP oraz jej administracja, potwierdzanie, przedłużanie i unieważnianie profilu zaufanego;

17) Administrowanie systemem czasu pracy;

18) Administrowanie Proton;

19) Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem prawidłowości działania sprzętu komputerowego Urzędu;

20) Analizowanie stanu i przygotowanie wniosków w sprawie wyposażenia Urzędu w sprzęt komputerowy i oprogramowanie;

21) Prowadzenie spraw z zakresu obsługi elektronicznej komunikacji z Głównym Urzędem Statystycznym;

22) Prowadzenie podstawowych szkoleń dla pracowników Urzędu w zakresie obsługi oprogramowania;

23) Realizowanie zadań administratora bezpieczeństwa informacji określonej w ustawie o ochronie danych osobowych;

24) Odpowiedzialność za archiwizację i przechowywanie danych informatycznych wytworzonych w Urzędzie;

25) Koordynacja działań zakresu informatyki w skali całego Urzędu;

26) Przygotowywanie od strony technicznej obrad sesji i komisji Rady Powiatu oraz zebrani potka organizowanych w Starostwie przez komórki organizacyjne;

27) Przekazywanie właściwym organom oświadczeń majątkowych składanych przez osoby zobowiązane do ich złożenia;

28) Prowadzenie centralnych rejestrów:

 a) Upoważnień, pełnomocnictw;

 b) Umów;

 c) Zarządzeń Starosty;

 d) Pieczęci.

 29) Prowadzenie spraw Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

30) Opracowywanie propozycji zadań inwestycyjnych i remontowych dotyczących Starostwa, w tym zakupów inwestycyjnych;

31) Opracowywanie propozycji planu wydatków rzeczowych;

32) Weryfikowanie pod względem merytorycznym dokumentów zakupu usług, sprzętu i materiałów na potrzeby Starostostwa;

33) Administrowanie nieruchomościami stanowiącymi mienie Powiatu w zakresie:

 a) Zabezpieczenia nieruchomości, w tym opracowanie instrukcji postępowania w przypadku pożaru i innych awarii w Starostwie;

 b) Zawieranie umów na dostawę mediów, odbiór śmieci i innych;

 c) Zapewnienie utrzymania czystości wewnątrz nieruchomości oraz na zewnątrz;

 d) Prowadzenie zadań inwestycyjnych, prac konserwatorskich, remontów i modernizacji w Starostwie oraz zadań ustalonych przez Zarząd Powiatu;

 e) Okresowe kontrole stanu technicznego obiektów budowlanych, instalacji i przewodów w Starostwie;

 34) Udzielanie pomocy przy dokonywaniu inwentaryzacji mienia;

35) Gospodarowanie pieczęciami, pieczątkami i tablicami urzędowymi;

36) Realizacja zadań zakresie administracji budynkami i lokalami w Starostwie;

37) Zabezpieczenie mienia i ochrony PPOŻ obiektów Starostwa;

38) Utrzymanie łączności;

39) Dokonywanie prenumeraty pracy i innych wydawnictw;

40) Prowadzenie archiwum zakładowego;

41) Ewidencja majątku ruchomego i nieruchomego;

42) Obsługa komisji wyborczej przy wyborach do samorządu powiatowego;

43) Wykonywanie zadań związanych z świadczeniem nieodpłatnej pomocy prawnej dla mieszkańców powiatu;

44) Obsługa pracowniczych planów kapitałowych (PPK);

45) Zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;

46) Przygotowywanie upoważnień(pełnomocnictw) dla pracowników Starostwa;

47) Koordynacja organizacji oraz prowadzenie spraw związanych z odbywaniem przez pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych służby przygotowawczej;

48) Prowadzenie dokumentacji związanej z okresową oceną pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych;

49) Nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych obowiązków wynikających z ustawy o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne, ustawy o pracownikach samorządowych oraz ustawy o samorządzie powiatowym;

50) Nadzór nad wykorzystaniem przez pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych urlopów wypoczynkowych;

51) Kierowanie pracowników na badania profilaktyczne, ich analiza i nadzór nad terminowością ich wykonania;

 52) Prowadzenie list obecności pracowników Starostwa w porozumieniu z naczelnikami wydziałów;

53) Prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw kadrowych;

54)  Opracowywanie i bieżąca aktualizacja Regulaminu Pracy;

55) Współpraca ze związkami zawodowymi działającymi w Starostwie;

56) Wykonywanie zadań z zakresu gospodarowania własnymi środkami transportu, rozliczanie kart drogowych kierowców;

57) Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem właściwej informacji wizualnej dla interesantów oraz dbanie o właściwe dekorowanie i flagowanie obiektu;

58) Wykonywanie innych zadań z zakresu obsługi gospodarczej i transportowej;

59) Prowadzenie spraw związanych z ochroną budynku i mienia w obiekcie Starostwa;

60) Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku i odpowiedzialności cywilnej oraz spraw związanych z ubezpieczeniem pojazdów transportowych Starostwa, w tym również współpraca z brokerem ubezpieczeniowym;

61) Współdziałanie na rzecz pozyskiwania środków finansowych na realizowane inwestycje;

62) Współdziałanie w zakresie ustalania sposobu wykorzystania obiektów nowych, istniejących i po likwidacji jednostek organizacyjnych;

63) Prowadzenie kontroli warunków pracy oraz przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;

64) Bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń;

65) Sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku okresowych analiz i stanu BHP;

66) Prowadzenie szkoleń BHP dla pracowników Starostwa;

67) Udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących BHP;

68) Nadzór nad realizacją zadań z zakresu BHP oraz ochrony przeciwpożarowej w Starostwie;

69) Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, a także kontrola realizacji tych wniosków;

70) Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy;

71) Doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad BHP;

72) Prowadzenie spraw związanych z zakupem odzieży i obuwia ochronnego dla pracowników Starostwa;

73) Udział w opracowaniu ryzyka zawodowego dla pracowników Starostwa.

 

5. Do zadań Referatu Zamówień Publicznych należy w szczególności:

 1) Przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych realizowanych przez Starostwo Powiatowe w Sanoku;

2) Udzielanie instruktażu w zakresie procedur zamówień publicznych;

3) Opiniowanie materiałów dotyczących zamówień publicznych oraz udzielanie pomocy przy ich opracowaniu (wybór trybu, konstrukcji SWZ, ogłoszenia, protokołu postępowania i innych materiałów dotyczących zamówienia) oraz ogłoszeń na stronie internetowej prowadzonych postępowań;

4) Prowadzenie rejestru zamówień publicznych Starostwa;

5) Współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi i jednostkami organizacyjnymi w zakresie przygotowania SWZ dla udzielanych zamówień publicznych;

6) Przechowywanie protokołów postępowania wraz z załącznikami udzielonych zamówień publicznych oraz przekazywanie ich do archiwum zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;

7) Przygotowywanie umów związanych z udzieleniem i realizacją zamówień publicznych we współpracy z komórkami organizacyjnymi i jednostkami organizacyjnymi, które zleciły udzielenie zamówienia publicznego; współpraca w tym zakresie z właściwymi merytorycznie Naczelnikami Wydziałów;

8) Nadzór i kontrola nad wskazanymi przez Zarząd Powiatu postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonymi przez jednostki organizacyjne powiatu;

9) Sprawozdawczość w zakresie przewidzianym przepisami ustawy;

10) Opracowywanie rocznego planu zamówień publicznych udzielanych przez Starostwo;

11) Współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych;

12) Koordynacja działań komórek organizacyjnych Starostwa w zakresie realizacji zamówień, do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych;

13) Wnioskowanie o szkolenia wewnętrzne dotyczące zamówień publicznych oraz ich organizowanie.

  

6. Do zadań Referatu Biura Rady i Zarządu Powiatu należy w szczególności:

1) Prowadzenie spraw związanych z obsługą organizacyjno-merytoryczną sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady, w tym sporządzanie planu pracy Rady, a także koordynacja spraw związanych z przygotowaniem i realizacją planów pracy Komisji Rady;

2) Wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą administracyjno – biurową Rady i Komisji poprzez:

 a) Współpracę z wydziałami i samodzielnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania projektów uchwał Rady i materiałów na sesje Rady oraz posiedzenia Komisji,

b) Powielanie i dostarczanie projektów uchwał i innych materiałów niezbędnych do pracy Rady oraz Komisji,

c) Przygotowywanie zawiadomień o terminach sesji i posiedzeń Komisji we współpracy odpowiednio z Przewodniczącym Rady lub Przewodniczącymi Komisji,

d) Organizacja i dokumentowanie przebiegu sesji oraz posiedzeń Komisji,

e) Przekazywanie Staroście uchwał podjętych przez Radę, interpelacji i zapytań radnych oraz opinii i wniosków z posiedzeń Komisji,

 f) Przesyłanie uchwał Rady Powiatu do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych,

g) Przekazywanie Wojewodzie Podkarpackiemu uchwał Rady Powiatu podlegających publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego,

h) Koordynowanie prac związanych z przygotowywaniem odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,

i) Ewidencjonowanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentacji z działalności Rady oraz Komisji, w tym zbiorów i rejestrów uchwał Rady, opinii i wniosków Komisji, protokołów z posiedzeń.

 3) Organizacyjna pomoc Przewodniczącemu i Wiceprzewodniczącym Rady w pełnieniu funkcji, w tym m. in.:

a) Prowadzenie kalendarza spotkań,

b) Redagowanie odpowiedzi na pisma podpisywane przez Przewodniczącego Rady,

c) Obsługę spotkań organizowanych przez Przewodniczącego Rady,

d) Przygotowanie logistyczne udziału Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady w spotkaniach, uroczystościach, naradach, itp.,

e) Przygotowywanie wystąpień materiałów dla Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady.

4) Prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych;

5) Wszechstronne udzielanie pomocy w wykonywaniu mandatu radnego;

6) Współdziałanie w zakresie koniecznym dla prac Rady i Komisji z organami administracji publicznej i innymi instytucjami;

7) Prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, których rozpatrzenie należy do kompetencji Rady;

8) Przekazywanie Wydziałowi Budżetowo - Finansowemu informacji o wysokości diet przysługujących radnym Powiatu;

9) Prowadzenie spraw związanych z petycjami wnoszonymi przez obywateli, których rozpatrzenie należy do kompetencji Rady;

10) Wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą administracyjno – biurową Zarządu Powiatu;

11) Zapewnienie administracyjno-organizacyjnej obsługi realizacji zadań Zarządu, w tym m.in.:

a) Kompleksowe przygotowywanie posiedzeń Zarządu,

b) Dokumentowanie pracy Zarządu,

c) Prowadzenie rejestru uchwał, decyzji i postanowień Zarządu oraz przesyłanie ich do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych;

12) Przygotowywanie sprawozdań działalności Zarządu między sesjami;

13) Wykonywanie zadań wynikających z funkcji reprezentacyjnej Starosty i działających w jego imieniu pozostałych członków Zarządu;

14) Wykonywanie zadań związanych ze współdziałaniem Zarządu z parlamentarzystami, organami administracji rządowej i samorządowej oraz innymi instytucjami;

15) Organizacja kontaktów ze Starostą, Wicestarostą oraz z poszczególnymi Członkami Zarządu w zakresie skarg i wniosków zgłaszanych przez obywateli.

 

Ochrona danych osobowych